Jäsenretkille ja tapahtumiin ilmoittautumista on muutettu

Mikäli tapahtumaan tai retkelle osallistuminen edellyttää etukäteisilmoittautumista, on se pyritty tähänkin asti hoitamaan sähköisesti toiminnan tehostamiseksi. Alkuksi ilmoittautumisessa suosittiin sähköpostia, sitten suoraan tapahtumakalenteriin ilmoittautumista ja nyt on siirrytty käyttämään erillisiä ilmoittautumislomakkeita.

Viimeksimainitun menettelyn etuna on, että lomake voidaan räätälöidä käyttötarkoituksen mukaiseksi, jolloin ilmoittautujalta pyydetään kaikki tarpeelliset tiedot, mutta ei mitään ylimääräistä. Lisäksi ilmoittautumistiedot voidaan siirtää kätevästi taulukkolaskentaan ja sitä myöten hyödynnettäväksi muun muassa ilmoittautuneiden informoinnista.

Näiden räätälöitävien ilmoittautumislomakkeiden huonot puolet ovat: niihin ei voida sijoittaa mitään ilmoittautumisten ylärajaa, vaan ilmoittautumisia voidaan tehdä enemmän kuin tarjolla olevia paikkoja on. Toinen huono puoli on, että ilmoittautuja ei saa automaattisesti mitään muuta kuittausta ilmoittautumisestaan kuin, että verkkosivu vaihtuu toiseksi Lähetä-painikkeen painamisen jälkeen.

Nyt on havaittu, että tätä verkkosivun vaihtumista ilmoittautujat eivät ole pitäneet riittävänä kuittauksena onnistuneesta lomakkeen lähettämisestä, siitä huolimatta, että selain on siirtynyt selvästi toiselle verkkosivulle, jossa tarjottiin vapaana olevia vapaaehtoistehtäviä. Sen vuoksi viime yönä on tehty ilmoittautumiseen muutos, jonka seurauksena onnistuneen ilmoittautumislomakkeen lähettämisen jälkeen selain siirtyy erityiselle verkkosivulle, jossa kerrotaan ilmoittautumisen onnistumisesta. Mitään muuta automaattista kuittausta onnistuneesta ilmoittautumisesta ei siten edelleenkään tule.

Matkan järjestelyistä vastaava henkilö sitten omien aikataulujensa puitteissa vahvistaa sähköpostiviestillä ilmoittautumiset, jonotuslistalle joutumiset ja matkalta/tapahtumasta rannalle jäämiset sekä antaa tietoa ja ohjeita matkasta.

Reino Myllymäki